Porządek przede wszystkim!
Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni rozdzielić finanse osobiste i firmowe i zadbać o to, aby panował w nich porządek.
Zacząć należy od założenia dwóch osobnych kont. Pierwsze z nich ma być kontem tylko i wyłącznie osobistym a drugie tylko i wyłącznie firmowym. Nie ma mowy o ciągłych przelewach z jednego konta na drugie i odwrotnie. Możesz wykonać tylko jeden przelew miesięcznie z konta firmowego na konto prywatne – swoją pensję.
Wypłacaj sobie pensję
Tylko nie przelewaj sobie całej kwoty jaką masz na rachunku firmowym. Poza prywatną kieszenią musisz zadbać też o firmę. Jak ja to robię? Ustaliłem sobie kwotę comiesięcznej pensji, jaką pobieram za pracę w swojej firmie. Celowo użyłem słowa praca, bo ma to być wynagrodzenie właśnie za czynności wykonywane na rzecz firmy w minionym miesiącu. Czyli tak samo jak podczas pracy na etacie.
Przelew pensji wykonuję na samym początku miesiąca – zazwyczaj pierwszego dnia i zawsze jest to ta sama kwota. Ustaliłem, że będzie to minimum (+10% na nieprzewidziane wydatki) jakiego potrzebuję na to, aby przeżyć kolejny miesiąc. Można bardzo łatwo ustalić sobie taką kwotę – np. prowadząc budżet domowy. Zapisując swoje wydatki wiemy jaka kwota jest nam potrzebna co miesiąc.
Wypłacaj sobie zysk
No dobrze, ale nie po to większość z nas prowadzi firmę, aby wypłacać sobie niskie wynagrodzenie. W pełni się z tym zgadzam, dlatego powinniśmy wypłacać sobie również zysk. Zyskiem będzie wszystko to, co zostało na naszym koncie w danym miesiącu (lub innym okresie, np. kwartale) po uwzględnieniu wszystkich kosztów.
Zysk i jego wypłata ma być dla Ciebie nagrodą za trudy związane z prowadzeniem firmy. Przedsiębiorcy często pracują po kilkanaście godzin dziennie, często poświęcając czas dla rodziny i na odpoczynek. Dodatkowo dochodzi szereg innych obowiązków, których nie mają osoby pracujące na etacie. Zysk ma być dla nas czymś w rodzaju premii za dobre efekty.
Jednak znów, podobnie jak w przypadku wypłaty pensji – nie wypłacaj sobie całego zysku od razu. Pozostaw na swoim koncie rezerwy na gorsze czasy, na inwestycje, na zakup materiałów, towarów do sprzedaży itd.
Oczywiście nie ma mowy o wypłacaniu sobie zysku, kiedy firma takiego nie generuje. I w tym miejscu ja stosuję następującą zasadę. Na początku „zabawy” w firmę ustaliłem, że zbuduję firmową poduszkę finansową. Ma to być rezerwa na rok działalności firmy (pokrycie wszelkich jej kosztów przez rok). Zatem, nawet jeśli przez rok moja firma nie zarobi ani złotówki, a umówmy się – jeśli prowadzimy ja sumiennie to raczej nie powinno się tak stać, to jestem zabezpieczony na pokrycie wszelkich kosztów przez ten rok. Począwszy od pensji, wszelkich kosztów stałych aż po ZUS.
Dopiero po zbudowaniu takiej poduszki mogę zacząć wypłacać sobie ustaloną wcześniej część zysku (np. raz na kwartał). W wypadku, gdy moja firma nie przyniesie w jakimś okresie zysku i będę musiał pokryć część kosztów naruszając poduszkę finansową, to priorytetem dla mnie jest odbudowa tej poduszki. Po jej odbudowie mogę znów zacząć wypłacać sobie zysk.
Inne wydatki
Trafiłem niedawno na stwierdzenie, że około 80% firm funkcjonuje na krawędzi – od płatności do płatności. Niestety nie mam potwierdzenia tego faktu w żadnych badaniach, ale wydaje się to bardzo prawdopodobne. Na początek powinniśmy się zająć więc płatnością najważniejszą czyli płaceniem sobie. Dopiero po tym, jak w Twojej firmie ustalone zostały zasady co do rozliczania z Tobą, przyszedł czas na pozostałe wydatki.
Dlaczego tak się dzieje? To zapewne kwestia psychiki. Większość z nas niestety pracuje z minimalnym zaangażowaniem. Chcemy pokryć najważniejsze koszty. Nie zastanawiamy się nad tym co będzie dalej, albo wysysają one z nas tyle energii, że nie mamy jej do produkowania nadwyżek – zwyczajnie w świecie odpuszczamy. A to prosta droga do upadku naszej firmy.
Zatem po opłaceniu siebie (swojej pensji oraz zysku) musisz zapracować na pozostałe koszty. To powoduje, że musisz wykonać kolejne prace, kolejne zlecenia, usługi, sprzedać więcej towaru. Jak się okazuje wcale nie jest to takie trudne, bo pod wpływem emocji jesteśmy do tego zdolni.
Jeśli na początku opłacamy wszystkie inne koszty, a na sam koniec zostawiamy swoje wynagrodzenie, to po prostu je odpuszczamy, stwierdzamy że nie jest ono najważniejsze, bo to jedyna rzecz, którą możemy odpuścić. Dzieje się tak ze wszystkimi rzeczami jakie nas otaczają. To co planujemy na sam koniec dnia, zazwyczaj odpuszczamy z powodu zmęczenia. Tylko nieliczni mają determinację do działania i to oni osiągają sukces.
Brak planu
Często jest tak, zwłaszcza w najmniejszych firmach, że ich właściciele nie mają po prostu planu na firmę. Liczy się tylko to co tu i teraz. Ważne są krótkie, jednorazowe strzały, i to aby wystarczyło od pierwszego do pierwszego. I tu niestety pojawia się spory problem.
Powinniśmy korzystać z życia i tutaj nie zawsze potrzebny jest plan. Jeśli jednak decydujemy się na prowadzenie firmy, to wiążą się z tym pewne konsekwencje. Przede wszystkim zawsze powinniśmy mieć jakiś plan. Nie musi to być od razu kompletny plan na cały rok, trzy ani pięć lat. Zacznijmy od planowania krótkich okresów. Od tego co nasza firma ma osiągnąć przez najbliższy kwartał. Jakie nowości wprowadzimy i jak zachęcimy Klientów do tego, się z nami kontaktowali, a w efekcie od nas kupowali.
Zacznijmy od zaplanowania zarysów planu na początku kwartału i rozpisujmy sobie zadania tygodniowe lub miesięczne do wykonania. Nie pracujmy tylko dla Klientów, ale pracujmy też dla rozwoju własnej firmy. Jak już nabierzemy wprawy, to z łatwością i przyjemnością przyjdzie nam planować cały rok. Pamiętaj także, że zawsze potrzebny jest plan awaryjny.
Po pierwsze: ZYSK
Tak wyglądają finanse w mojej firmie. Niestety nie było tak od samego początku jej prowadzenia, przez co niejednokrotnie kondycja firmy pozostawiała wiele do życzenia. Na szczęście bardzo szybko ustaliłem sobie i co bardzo ważne – spisałem odpowiedni plan postępowania z firmowymi pieniędzmi. Dzięki temu teraz są one pod kontrolą.
Na początku roku 2020 trafiłem na książkę autora o swojsko brzmiącym nazwisku. Książka nosi tytuł „Po pierwsze: zysk”, a jej autorem jest Mike Michalowicz.
Mike opisuje opracowany przez siebie system zarządzania finansami w firmie. Co ważne, sprawdził go nie tylko u siebie, ale też w tysiącach innych firm.
Zachęcam do przeczytania całości. System możesz zastosować dokładnie tak jak opisał go autor lub też może on być punktem wyjścia do Twojego własnego sposobu zarządzania firmowymi pieniędzmi.
W skrócie polega to na założeniu kilku osobnych kont bankowych, takich jak:
- konto zysku
- konto wynagrodzeń
- konto wydatków operacyjnych
- konto podatków
- itd.
Każdego miesiąca na Twoje główne konto wpływają pieniądze. Na początku ustal jaki % z nich będziesz przelewać na każde z powyższych kont. Na przykład:
- konto zysku: 10%
- konto podatków: 15%
- konto wynagrodzeń: 50%…
Raz lub dwa razy w miesiącu, przelewaj z konta głównego, na konta celowe określony procent pieniędzy.
A jeśli masz jakieś wydatki, nigdy nie pokrywaj ich z konta głównego, ale zawsze z określonego konta celowego. Gdy trzeba zapłacić za reklamę są to wydatki operacyjne, jeśli pensje – to będą one opłacane z konta wynagrodzeń. Do tego np. raz na kwartał możesz wypłacić sobie część lub całość tego, co nazbierało się na koncie zysku.
Dzięki temu udaje się zachować balans w momencie, gdy jeden miesiąc jest lepszy, a drugi gorszy pod kontem przychodów. Gdy w lipcu przychody są niższe, pokrywasz pensje i inne koszty z wyższych przychodów zanotowanych w czerwcu lub maju.
To tylko skrótowe wyjaśnienie całej metody „Po pierwsze: zysk”. Tak jak wspomniałem, jeśli chcesz zapoznać się bliżej z całym tym systemem, zajrzyj do książki.
Na koniec przygotowałem plik – prostą tabelkę, dzięki której krok po kroku, w bardzo łatwy sposób (opisany powyżej) ustalisz sobie jak to powinno wyglądać w Twojej firmie. Jest to bardzo proste narzędzie, ale proste rozwiązania są zazwyczaj najlepsze.
Link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1UF0–skL2sjYdZbI9IJ70WVGU39OlyiZa60aAXDer_U/edit#gid=0
Uwaga: Po otwarciu powyższego linku utwórz własną kopię arkusza na swoim dysku Google. Wystarczy przejść do menu Plik, a następnie kliknąć pozycję „utwórz kopię”.
Jeśli chodzi o problem finansów w firmie, płynności finansowej – to tak to wygląda. Ale to tylko moje doświadczenia i obserwacje biznesów, z którymi współpracuję. 🙂
Źródło: https://www.pawelkepa.pl/
