Deadline’y są źródłem mieszanych uczuć dla wielu ludzi: z jednej strony są przyczyną stresu, a z drugiej – motywacją do działania.
Termin ten sięga korzeniem aż do czasów amerykańskiej wojny domowej – oznaczał on wtedy wyznaczoną granicę obozu jenieckiego, której przekroczenie groziło pozbawieniem więźniów życia. 200 lat później pojęcie to przewędrowało do słownictwa biznesowego i nabyło swojego obecnego znaczenia nieprzekraczalnego terminu wykonania zadania. Teraz jego przekroczenie nie ma już tak radykalnych skutków, ale zdaniem psychologów sama jego obecność może negatywnie wpływać na nasz stan.
O tym, jak ustalać terminy, które nie będą powodować stresu, lecz pomogą osiągać cele, opowiadamy w naszym artykule.
Zdaniem naukowców: zalety deadline’ów
Zespół badaczy z Uniwersytetu w Tel Awiwie odkrył: zadania o jasnych ramach czasowych i priorytetach są częściej i lepiej wcielane w życie. Naukowcy wysunęli dwie hipotezy, dlaczego tak się dzieje:
- Określenie terminu pomaga uniknąć efektu „białej kartki”, a widoczny postęp motywuje do tego, by się nie poddawać i doprowadzić sprawy do końca.
- Im bliżej terminu, tym łatwiej odeprzeć pokusy prokrastynacji. Biorąc pod uwagę, że 20% ludzi identyfikuje się jako chroniczni prokrastynatorzy, jest to bardzo przydatny „kopniak”.
W 2002 roku psychologowie Dan Ariely i Klaus Wertenbroch postanowili sprawdzić, jak skuteczne są naprawdę terminy i czy pomagają one studentom w pokonaniu prokrastynacji. Badacze dali uczestnikom za zadanie napisanie trzech prac i podzielili ich na trzy grupy, z których każda otrzymała inne wytyczne co do terminów.
Pierwsza grupa musiała oddać wszystkie zadania do końca semestru, druga dostała harmonogram, w którym każda praca miała osobny termin, a trzecia grupa mogła samodzielnie wyznaczać sobie terminy w ramach semestru.
Najlepiej poradziła sobie grupa, która miała terminy ustalone z góry. Grupa, która sama wyznaczała sobie deadline’y, zarówno jak ta, która miała tylko końcowy, wykazały się podobnymi wynikami: wysokim poziomem prokrastynacji i oddawaniem prac tuż przed deadline’em lub nawet po nim.
Po pewnym czasie badacze powtórzyli badanie. Tym razem uczestnikom zaoferowano pieniądze za zredagowanie prac rzekomo napisanych przez studentów zza granicy.
Warunki eksperymentu były bardzo podobne do pierwszej części eksperymentu: pierwsza grupa miała całkowitą swobodę w ustalaniu terminów, druga – ścisły harmonogram, a trzecia – możliwość ustalania własnych terminów. Motywacją w tym eksperymencie były pieniądze: studenci otrzymywali wynagrodzenie za swoją pracę, a jeśli nie dotrzymywali terminów, dostawali „mandat”.
Wynik drugiego eksperymentu był identyczny z pierwszym – uczestnicy, którzy pracowali zgodnie z wyznaczonymi terminami, wykonywali swoje zadania lepiej i na czas – zarabiając, ostatecznie, więcej pieniędzy.
Fundacja National Science Foundation ze Stanów Zjednoczonych przeprowadziła w 2015 roku podobny eksperyment, rezygnując z terminów składania wniosków o granty. Zespół fundacji zakładał, że to zmniejszy poziom stresu uczestników, a rozłożony w czasie proces składania wniosków pozwoli odciążyć ich zespół. Efekt był zaskakujący: liczba wniosków złożonych w tym roku spadła o 59%. Brak wyznaczonych deadline’ów spowodował, że wielu naukowcom zabrakło motywacji do złożenia wniosku.
Psycholożka społeczna Nira Lieberman uważa, że motywująca moc terminów ma związek z tzw. gradientami celów. Im bliżej jesteś ku zakończeniu wykonania zadania, tym większy jest zwrot z włożonego wysiłku.
Dr Lieberman wyjaśnia to zjawisko na przykładzie dziesięciorozdziałowej książki. Tyle samo wysiłku poświęcamy na przeczytanie pierwszego i ostatniego rozdziału, ale kiedy kończymy rozdział pierwszy, jesteśmy dopiero przy 1/10 naszej podróży, a czytając ostatni, czujemy, że znajdujemy się już bliżej finału.
Jakie są wady deadline’ów?
Według badań przeprowadzonych przez Academy of Management Review jasne terminy nie tylko nie motywują wielu ludzi, ale mogą ich także przygnębiać. Widząc dużą liczbę zadań, nawet rozłożonych w czasie rozbitych na podprojekty, człowiek się stresuje i nie czuje się na siłach, aby wziąć się do pracy.
W jednej trzeciej przypadków wynika to z chronicznego przepracowania pracownika i sygnalizuje wypalenie zawodowe. W 10% przypadków jest to problem z oszacowaniem czasu potrzebnego na realizację zadań, kiedy pracownik po prostu nie ma szans na dotrzymanie terminów.
Psycholożka Gabriela M. Jiga-Boy z Uniwersytetu Swansea w Walii odkryła, że im trudniejsze zadanie, tym bardziej jesteśmy skłonni ku temu, aby odsuwać termin jego wykonania. Jiga-Boy przeprowadziła następujący eksperyment: poprosiła uczestników o wyobrażenie sobie, że w najbliższej przyszłości wydarzy się około 30 wydarzeń – i ułożenie ich w porządku chronologicznym.
Mimo że w zadaniu nie było odniesienia do konkretnych dat, zadania, które dla respondentów stanowiły wyzwanie (np. planowanie ślubu), były odłożone dalej w czasie niż łatwiejsze czynności (wyjście do teatru). Zadania łatwe do wykonania (zakup biletu na spektakl) były w mniemaniu uczestników bliższe teraźniejszości. W przypadku skomplikowanych działań podświadomie wyznaczamy dłuższe ramy czasowe, abyśmy mogli osiągnąć to, co zaplanowaliśmy.
Jak wyznaczać deadline’y?
Istnieje kilka rodzajów deadline’ów:
- Sztywne (nie mogą się zmieniać) i elastyczne (możemy je dostosowywać).
- Bezwzględne i względne. Terminy bezwzględne wyznaczane są dla zadań, które po upływie terminu nie będą miały znaczenia – kupowanie biletów na lot jest bez sensu, jeśli samolot odleciał. W przypadku terminów względnych, znaczenie zadań maleje z czasem – dziennikarz może wziąć na warsztat gorący temat, ale im dłużej trwa pisanie tekstu, tym mniejsza szansa, że artykuł stanie się popularny.
- Zewnętrzne i wewnętrzne. Na pierwszy rzut oka brzmi to prosto: te pierwsze są ustalane przez kogoś z zewnątrz, te drugie przez nas samych. Jednak terminy zewnętrzne i wewnętrzne potrafią zamieniać się miejscami – na przykład samodzielnie narzucony termin może być uznany za zewnętrzny, jeśli osoba poprosi kogoś „z zewnątrz” o nadzorowanie zadania.
Aby zdążyć na czas, warto nauczyć się realistycznie oceniać nakłady pracy i ustalać realistyczne terminy. Zacznij od zidentyfikowania wszystkich zadań, które muszą być wykonane w projekcie.
To może wyglądać następująco:
- przeanalizuj wymagania biznesowe do tego zadania;
- podziel go na kluczowe kroki i podzadania;
- oceń braki i potencjalne „wąskie gardła”, które mogłyby utrudnić pracę.
Następnie należy określić potrzebny czas:
#1. Użyj metody Drill-Down
Weź kartkę papieru: po lewej stronie napisz zadania, a po prawej podzadania, które pomogą zrealizować główny cel. Proces ten przypomina – jak sugeruje sama nazwa tej metody – wiercenie.
Każde zadanie z listy po prawej stronie rozbij na jeszcze mniejsze. Gdy wydobędziesz już listę konkretnych kroków, ułóż je w logicznej kolejności i wyznacz czas na realizację.
Dla wygody, zamiast zwykłej kartki papieru, można skorzystać z serwisów do mind-mappingu – na przykład Lucidchart, Miro czy MindMeister. Na mindmapie łatwiej będzie dokonać takiego rozkładu, jak również wprowadzić do niego zmiany.
#2. Zastosuj trzypunktową ocenę z wykorzystaniem techniki PERT
PERT to Program (Project) Evaluation and Review Technique. Główna idea metody polega na oszacowaniu czasu wykonania zadania lub procesu w trzech projekcjach: optymistycznej, pesymistycznej i najbardziej prawdopodobnej. Następnie obliczany jest średni czas według następującego wzoru:
- O – optymistyczne oszacowanie czasu trwania zadania;
- M – najbardziej prawdopodobny szacunek;
- P – szacunek pesymistyczny.
Jak to wygląda w praktyce: powiedzmy, że szef działu uważa, że w trybie normalnym zadanie można wykonać w 12 dni, w optymistycznym – w 7 dni, w pesymistycznym – w 29 dni. Wtedy obliczenia będą wyglądały następująco:
(7 + 4*12 + 29) / 6 = 14 dni
#3. Zasięgnij porady
Według badań przeprowadzonych przez American Psychological Association ludzie często przeceniają swoje siły podczas planowania i nie zakładają wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadania. Paradoksalnie, ci sami pracownicy o wiele lepiej pomagali innym w oszacowaniu terminów. Jeśli trudno ci oszacować, ile czasu coś może zająć, poproś o pomoc kogoś, kto rozumie, na czym polega zadanie i może ocenić sprawę w sposób bezstronny.
#4. Oblicz margines błędu
Metoda ta została wymyślona przez Steve’a Pavlinę, autora książki Personal Development for Smart People: The Conscious Pursuit of Personal Growth. Pavlina sugeruje śledzenie czasu, jaki faktycznie zajmuje wykonanie różnych zadań w ciągu kilku dni – i porównać go ze swoimi szacunkami. Następnie podziel czas rzeczywisty przez założenia dotyczące terminu – wynikiem będzie margines błędu mający zastosowanie do wszystkich twoich zadań.
Na przykład: miałeś trzy zadania, których wykonanie oszacowałeś na sześć godzin, a w rzeczywistości zajęło ci dziewięć. Margines błędu wyniósł 9/6 = 1,5. W przyszłości, szacując czas na wykonanie zadań, pomnóż go przez uzyskaną liczbę – w ten sposób będziesz miał większe prawdopodobieństwo, że oczekiwania pokryją się z rzeczywistością.
Źródło: https://l-a-b-a.pl/
