Gmail to poczta elektroniczna, z której korzysta 1,8 miliarda użytkowników na całym świecie. To zrozumiałe, ponieważ jest prosta w obsłudze, ma wysoki poziom ochrony przed spamem. Ma także masę ułatwień, które warto poznać i zastosować. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas, usprawnić naszą pracę i zwiększyć produktywność.
1. Podpis
Dla kogo? Dla każdego. Skraca czas przygotowania maila.
Jak działa? Jak szablon. Można ustawić kilka różnych podpisów w zależności od tego, czy mają być zamieszczone w wiadomościach prywatnych, czy oficjalnych. Po wpisaniu wiadomości klikamy ikonę długopisu na dole → wstaw podpis.
(zarządzaj podpisami → utwórz nową → nazwij nowy podpis → utwórz)
2. Automatyczna odpowiedź
Dla kogo? Dla tych, którzy wybierają się na wakacje i nie chcą korzystać z poczty. Także dla tych, którzy z jakichś względów będą mieli ograniczony dostęp do poczty.
Jak działa? Automatycznie wysyła odpowiedź, którą wcześniej napisaliśmy. Można ustawić ją w określonym czasie lub wyłączyć, kiedy nie będziemy już chcieli z niej korzystać.
(Ustawienia → zobacz wszystkie ustawienia → ogólne → wiadomości o nieobecności → zaznacz wiadomość o nieobecności → ustaw daty, temat i treść wiadomości)
3. Szablony
Dla kogo? Dla osób, które muszą często odpisywać na podobne wiadomości.
Jak działa? Można zapisać jedną lub więcej wiadomości, które potem umieszczamy w mailu. W odpowiedzi wystarczy kliknąć więcej opcji → szablony.
(Ustawienia → zaawansowane → szablony)
4. Wstawianie załączników z dysku Google Drive
Dla kogo? Dla osób, które muszą załączać duże pliki.
Jak działa? Plik nie jest przysłany, zostaje udostępniona jego lokalizacja na dysku.
(wstaw pliki za pomocą dysku)
5. Etykiety, gwiazdki
Dla kogo? Dla osób, które potrzebują zaznaczyć i uporządkować otrzymywane treści i nadać im kategorię ważności.
Jak działa? W zależności od wybranej opcji możemy zaznaczyć ważną wiadomość gwiazdką, możemy do różnych typów treści przyporządkować różne symbole. Inną możliwością jest utworzenie etykiety, którą zaznaczymy treści o podobnej tematyce lub od danego nadawcy.
Gwiazdki: (Ustawienia → zobacz wszystkie ustawienia → ogólne → gwiazdki)
Etykiety: (Ustawienia → zobacz wszystkie ustawienia → ogólne → etykiety →utwórz nową etykietę)
6. Filtrowanie wiadomości
Dla kogo? Dla wszystkich, którzy mają problem z odnalezieniem potrzebnego maila. I dla tych, którzy potrzebują wykonać tę samą akcję dla wielu wiadomości.
Jak działa? Przeszukuje naszą skrzynkę odbiorczą według klucza. Może to być nazwa nadawcy, data, wielkość czy temat. Można też zdefiniować, co ma się stać z wiadomościami tego typu w przyszłości.
(Lupka → pokaż opcje wyszukiwania → utwórz filtr)
7. Tryb offline
Dla kogo? Dla osób, które nie mają dostępu do Internetu, a chcą korzystać z wiadomości na skrzynce.
Jak działa? Wiadomości razem z załącznikami będą dostępne w trybie offline przez określoną długość czasu. Uwaga! Działa tylko na przeglądarce Chrome.
(Ustawienia → zobacz wszystkie ustawienia → offline → włącz pocztę offline → przechowuj e-maile z ostatnich 7/30/90 dni)
8. Cofnij wysyłanie
Dla kogo? Dla każdego, komu chociaż raz udało się wysłać maila i zaraz potem tego żałować.
Jak działa? Wystarczy kliknąć „cofnij wysyłanie” w prawym dolnym rogu. Uwaga! Masz na to tylko parę sekund. Po tym czasie maila nie da się już cofnąć.
(ustawienia → ogólne → cofnij wysyłanie→ funkcja aktywna przez 5/10/20/30 s.)
9. Wysyłanie wiadomości o określonej porze
Dla kogo? Dla wszystkich, którzy chcą sprawić wrażenie, że pracują po nocach.
Jak działa? Napisana przez nas wiadomość zostanie wysłana dopiero w dniu i o godzinie, którą ustawimy.
(przycisk „wyślij” → zaplanuj wysyłanie → wybierz datę i godzinę)
10. Skróty klawiatury
Dla kogo? Dla każdego, kto chce usprawnić i przyśpieszyć pracę.
Jak działa? Wystarczy wprowadzić odpowiedni skrót klawiatury, by stworzyć wiadomość, formatować tekst, wyszukać lub wysłać wiadomość.
(Lista wszystkich skrótów klawiatury: shift +?)
Jak widać, twórcy wyposażyli Gmaila w wiele przydatnych udogodnień, które usprawniają pracę nie tylko freelancerom. Oprócz tych, przedstawionych powyżej, istnieje jeszcze całe mnóstwo dodatkowych elementów, które znaleźć można w ustawieniach.
Źródło: https://projektfreelancer.pl/
